Mag je e-mailadressen verzamelen via Instagram Stories?

Wie een beetje bekend is met Instagram, kent de “sticker” wel waarin je vragen kan stellen. Voor degenen die wat minder bekend zijn met Instagram: Een sticker kun je toevoegen aan je verhaal (ook wel “story”) waardoor je interactie kunt creëren met je volgers. De “vragen”-sticker gebruik je om een vraag te stellen. Je volgers kunnen dan in een vakje antwoord geven. De laatste tijd gebruiken ondernemers deze sticker steeds vaker om e-mailadressen te verzamelen, vooral om hun e-maillijst voor nieuwsbrieven uit te breiden. Mag dat op deze manier?

Een e-mailadres is een persoonsgegeven

Laten we eerst voorop stellen dat een e-mailadres een persoonsgegeven is, zolang deze te herleiden is naar een identificeerbaar persoon. Ook als een e-mailadres geen voor- en/of achternaam bevat, maar wel de bedrijfsnaam van een eenmanszaak, dan is dit een persoonsgegeven. Veel mensen gebruiken hun naam wel in hun e-mailadres, dus je mag er in het algemeen van uit gaan dat een e-mailadres een persoonsgegeven is.

Wanneer er sprake is van verwerking van persoonsgegevens, is de AVG van toepassing. Zolang jij dus e-mailadressen (persoonsgegevens) verzamelt (verwerkt), moet je voldoen aan de regels van de AVG.

Alleen op deze gronden mag je e-mailadressen verzamelen

In de AVG staan zes grondslagen (redenen) om persoonsgegevens te mogen verwerken. Voor het verzamelen van e-mailadressen in het licht van gebruik voor je bedrijf, zijn twee van die zes grondslagen relevant: Dat zijn de grondslag toestemming, en de grondslag gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat jouw bedrijf persoonsgegevens mag verzamelen zolang je toestemming hebt gekregen, of wanneer je een gerechtvaardigd belang hebt.

Volgens de AVG moet de toestemming “vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig” zijn gegeven. Dit betekent dat iemand vrij moet zijn in zijn keuze om toestemming te geven, voldoende informatie moet hebben gehad om tot de keuze te komen, en een actieve handeling moet verrichten om die toestemming kenbaar te maken. Aan de eerste en laatste vereiste kom je al snel als je je vrijwillig e-mailadres invult in een Instagram Story. Op het tweede vereiste kom ik terug in de volgende kop.

Heb je geen toestemming? Dan kan je nog e-mailadressen verzamelen op de grondslag gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat jouw belang om e-mailadressen te verzamelen, groter is dan het recht op privacy. Een puur commercieel belang of winstmaximalisatie valt echter daar niet onder. Bovendien moet het verzamelen van e-mailadressen noodzakelijk zijn om je gerechtvaardigde belang te behartigen.

De betrokkene moet weten wat er met zijn e-mailadres gebeurt

Zoals onder de vorige kop verteld, moet degene waarvan je het e-mailadres verzamelt, voldoende informatie hebben gehad om tot de keuze te komen om toestemming te geven. Degene moet weten waarom jouw bedrijf e-mailadressen wil verzamelen, met welk doel, hoelang je bedrijf deze bewaart, etc. Ook als je e-mailadressen verzamelt via de grondslag gerechtvaardigd belang, moet je transparant zijn over het gebruik. Dit komt er in feite op neer dat je iemand altijd moet wijzen op je privacyverklaring zodra je gegevens wil verzamelen.

In een Instagram Story is er echter weinig ruimte voor een privacyverklaring. Oplossing? Gebruik de link-sticker en link hierin naar je privacyverklaring.

Heb je nog geen privacyverklaring? Ik maak deze graag voor je. Stuur vrijblijvend een bericht om de mogelijkheden te bespreken!

Nu je dat e-mailadres toch hebt…

… kun je het net zo goed gebruiken voor andere dingen! Toch? Ho, stop!

Ook al heb je toestemming verkregen, of heb je een gerechtvaardigd belang, als je het e-mailadres voor het ene doel hebt verzameld, mag je dit niet gebruiken voor een ander doel. Onder de AVG is dit verboden. Verzamel je dus e-mailadressen voor meerdere doeleinden, dan moet je daar duidelijk over zijn (in je privacyverklaring).

AVG-proof e-mailadressen verzamelen via Instagram Stories

Long story short? Aan de voorwaarden van de grondslag toestemming is al snel sprake, zolang degene die zijn e-mailadres geeft maar geïnformeerd is wat er met zijn gegevens gebeurt. Je mag daarom wel e-mailadressen verzamelen in je Instagram Stories via een “vragen”-sticker, zolang je maar in dezelfde story linkt naar je privacyverklaring.

Maar waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Een alternatief is niet een “vragen”-sticker gebruiken, maar gewoon een link naar een contactformulier waar mensen zich kunnen inschrijven voor je nieuwsbrief.

Dit is overigens slechts één aspect van hoe je je e-mailmarketing AVG-proof kan maken. Op welke manieren je dat nog meer kan doen, lees je in mijn blogpost met tips hoe je je e-mailmarketing AVG-proof maakt.