Zó zijn jouw algemene voorwaarden van toepassing

Je hebt eindelijk je algemene voorwaarden laten maken. Fijn, nu zit je vast wel snor. Of toch niet? Er zijn een aantal dingen waar je op moet letten voordat je algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Je moet de algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Voor of tijdens dat je een overeenkomst aangaat, moet je de algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Dit kun je gemakkelijk doen door bijvoorbeeld in je aanbod of offerte het volgende zinnetje op te nemen: “Op al mijn diensten en producten zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing. Deze vind je in de bijlagen“.

Je moet de wederpartij informeren

Nadat je je algemene voorwaarden van toepassing hebt verklaard, moet je de wederpartij een redelijke mogelijkheid geven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit moet je in ieder geval doen vóórdat of tijdens dat je een overeenkomst sluit. Je kunt niet een overeenkomst aangaan en daarna pas je algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Dan ben je te laat en gelden ze niet.

Je kunt de wederpartij op meerdere manieren kennis laten nemen van de algemene voorwaarden. Allereerst kun je de voorwaarden per mail meesturen met je offerte/aanbod. Ook kun je ze face-to-face ter hand te stellen. Lukt dit niet? Je kunt je algemene voorwaarden ook deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van een rechtbank. Indien je dit doet, dan moet je de wederpartij aangeven dat je voorwaarden daar ter inzage liggen.

Wanneer je overeenkomst elektronisch tot stand komt (zoals bij een webshop) dan moet je je algemene voorwaarden op een toegankelijke wijze ter beschikking stellen, op zo’n manier dat het kan worden opgeslagen zodat iemand er nog later kennis van kan nemen. Dat betekent dat je algemene voorwaarden downloadbaar moeten zijn. Zoals aangegeven kan je per mail je algemene voorwaarden meesturen. Zet je je algemene voorwaarden op je website (wat sterk aan te raden is als je B2C klanten hebt), dan kun je je algemene voorwaarden in de footer van je website te zetten om het toegankelijk te maken. Let wel op dat als iemand iets online aankoopt, je wel moet linken naar je algemene voorwaarden in je afrekenproces.
Als bovenstaande manier van informeren hoe dan ook niet mogelijk is, dan moet je aangeven waar de wederpartij de voorwaarden alsnog elektronisch kan inzien. De wederpartij kan ook het verzoek doen de algemene voorwaarden elektronisch dan wel op andere wijze te laten toezenden.

Heb je een webshop, dan kun je bij het afrekenproces linken naar de algemene voorwaarden, tegelijk met een zinnetje waarbij ze akkoord moeten gaan (zie hieronder).

De wederpartij moet de algemene voorwaarden aanvaarden

Natuurlijk moet de wederpartij akkoord gaan met je voorwaarden. Dit hoeft hij niet uitdrukkelijk te doen. Sterker nog: de wederpartij hoeft er geen woord aan vuil te maken. Zolang hij de overeenkomst met je aangaat nadat jij je algemene voorwaarden van toepassing hebt verklaard en op de juiste manier hebt overhandigd, dan gelden ze gewoon. Dit noem je ook wel stilzwijgende aanvaarding. Er is wel een uitzondering: indien je de algemene voorwaarden elektronisch hebt verstrekt terwijl de overeenkomst “offline” tot stand komt (jullie spreken bijvoorbeeld af om een overeenkomst te tekenen), dan moet de wederpartij uitdrukkelijke instemming met je algemene voorwaarden geven.

Wanneer je overeenkomst elektronisch tot stand komt (zoals in een webshop), kun je je klant een checkbox laten aanvinken dat hij akkoord gaat met de algemene voorwaarden.

“Ik heb ze niet gelezen dus ze gelden niet”

Wat nu als aan alledrie van bovenstaande voorwaarden is voldaan, jullie op een later moment een conflict hebben over één van jouw algemene voorwaarden en de wederpartij zegt dat hij niet van deze voorwaarde wist omdat hij het niet gelezen had? De wederpartij heeft dan pech, want je algemene voorwaarden gelden nog steeds!