Welke juridische documenten heb ik als ondernemer nodig?

Wanneer je een onderneming begint (of al hebt), dan heb je op gegeven moment juridische documenten nodig. Maar welke heb je wanneer nodig? En welke zijn verplicht?

Verplicht

Privacyverklaring

Zodra je persoonsgegevens verzamelt (en dat doe je eigenlijk altijd wel), dan heb je een privacyverklaring nodig. Een privacyverklaring is een verklaring waarin je informatie geeft welke persoonsgegevens je verzamelt en hoe je daar mee omgaat. De verklaring is verplicht volgens de AVG en moet aan een aantal voorwaarden voldoen.

Cookieverklaring

Een cookieverklaring is een verklaring waarin je informatie geeft over welke cookies je verzamelt. Het geven van deze informatie is verplicht volgens de Telecommunicatiewet en AVG wanneer je persoonsgegevens verzamelt. Wanneer je IP-adressen verzamelt (met bijvoorbeeld een statistiekenplatform), verzamel je persoonsgegevens. Ook worden tracking cookies als persoonsgegevens gezien, omdat tracking cookies een profiel van een persoon opbouwen om bijvoorbeeld gericht advertenties te tonen. Let op: wanneer je cookies plaatst waarbij persoonsgegevens worden verzameld, dan moet je daar vooraf altijd toestemming voor vragen. Hier zorgt een cookie plugin voor.

Verwar een cookieverklaring overigens niet met een cookiemelding! Een cookiemelding is de pop-up waarin een websitebezoeker moet aangeven of hij toestemming geeft voor het plaatsen van bepaalde cookies. De cookiemelding is alleen in sommige gevallen verplicht.

Verwerkersovereenkomst

Schakel jij een derde in om in opdracht van jou persoonsgegevens te verwerken? Denk aan een administratiekantoor of iemand die je webshop onderhoudt. Of andersom: wordt jij ingeschakeld om in opdracht van een ander persoonsgegevens te verwerken? Zo ja, dan ben je volgens de AVG verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten. Deze overeenkomst dient te voldoen aan de voorwaarden uit de AVG. Zowel jij als die derde is aansprakelijk voor het opstellen ervan.

Laat wel altijd een jurist beoordelen of je daadwerkelijk een verwerkersovereenkomst nodig hebt.

Verwerkingsregister

Wat jij allemaal met persoonsgegevens doet, moet je intern bijhouden in een verwerkingsregister. Dit hoort bij je verantwoordingsplicht van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens kan hier altijd naar vragen. Je kunt hier meer lezen over het verwerkingsregister. Ik heb trouwens een voorbeeld verwerkingsregister mét handleiding gemaakt, zodat jij niet hoeft gaan liggen knutselen en zodat je ook echt weet wat je moet gaan invullen.

Datalekregister

Het laatste “moetje” van de AVG: een datalekregister. Wanneer er bij jou sprake is van een datalek, dan dien je dit bij te houden in een datalekregister. Meer over datalekken lees je in deze blog. Ook voor het datalekregister heb ik een voorbeeld mét handleiding gemaakt, die je hier kunt bekijken.

Niet verplicht, wel aan te raden

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel zeer sterk aan te raden. Hier staan alle (algemene) regels rondom jouw bedrijf waar jij altijd op kunt terugvallen. Wat als iemand niet betaalt? Wat als er sprake is van overmacht aan jouw kant? Wanneer ben je wel en niet aansprakelijk? Etc.

Heb je geen algemene voorwaarden, dan kun je alleen terugvallen op wet- en regelgeving, en meer dan genoeg is niet geregeld, want je bent vrij om te regelen wat je wil (uitzonderingen daar gelaten).

Overeenkomsten

Overeenkomsten zijn vaak niet verplicht (behalve bijvoorbeeld de verwerkersovereenkomst). Toch zijn ze, net zoals de algemene voorwaarden, sterk aan te raden. Ze bieden houvast en voorkomen een hoop problemen die je had kunnen voorkomen als je wél een overeenkomst had. Voorbeelden van handige overeenkomsten:

• Samenwerkingsovereenkomst. Ga je met iemand samenwerken (denk bijvoorbeeld aan samen een dienst aanbieden). Dan is het handig om een samenwerkingsovereenkomst te laten opstellen. Hierin kun je vermelden welke verplichtingen jullie hebben, wanneer je de samenwerking mag stoppen en wat de voorwaarden daarvoor zijn, etc.
• Geheimhoudingsovereenkomst. Stel, je hebt een idee. Op een of andere manier moet of wil je die met iemand delen. Dan is het handig om een geheimhoudingsovereenkomst te sluiten, zodat jouw idee niet verder de wereld in wordt geslingerd. In zo’n overeenkomst regel je bijvoorbeeld welke informatie exact geheim moet blijven en wat de consequenties zijn als de geheimhoudingsplicht wordt geschonden.
• Licentieovereenkomst. Heb jij iets gemaakt wat door het auteursrecht wordt beschermd? Of heb je een merk geregistreerd? Wil een ander dat gebruiken en vind jij dat wel prima? Sluit dan een licentieovereenkomst. In zo’n licentieovereenkomst geef jij toestemming voor het gebruik, en baken je die toestemming af. Wie mag bijvoorbeeld jouw foto gebruiken? Voor hoelang? Mag de licentie overgedragen worden? Hoe belangrijk het is om concreet te zijn in een licentieovereenkomst, lees je hier.
• Overeenkomst van opdracht. Wanneer jij werkzaamheden gaat verrichten in opdracht van een ander (of andersom uiteraard), dan is het handig om een opdrachtovereenkomst sluiten. Met een opdrachtovereenkomst kun je namelijk voorkomen dat de overeenkomst op een arbeidsovereenkomst lijkt. Dit heeft namelijk nadelige gevolgen voor zowel jou als jouw opdrachtgever.
• Bruikleenovereenkomst. Geef jij iets in bruikleen? Bijvoorbeeld een laptop, of attributen voor een bruiloft? Dan is het handig een bruikleenovereenkomst te sluiten. Hierin staat dat de bruiklener goed met de spullen moet omgaan, wanneer hij ze moet inleveren, etc.
• Arbeidsovereenkomst. Neem je iemand in dienst? Dan is het handig om een arbeidsovereenkomst te laten maken. Volgens de wet moet je ook het een en ander aan informatie geven, en het handigst is als dit in een arbeidsovereenkomst staat.

Juridische documenten laten opstellen?

Vraag dan hier een offerte aan. Of kijk je liever nog even rond bij de tarieven of testimonials? Snap ik! Heb je nog vragen of weet je niet wat je nou precies nodig hebt? Schroom niet om mij vrijblijvend een berichtje te sturen.